Klachtenregeling AWS Administratiekantoor Woonwagen- en Standplaatsenhuur B.V.

1. Doel

Deze klachtenregeling beschrijft op welke wijze AWS Administratiekantoor Woonwagen- en Standplaatsenhuur B.V. klachten van klanten ontvangt, registreert, behandelt en afhandelt. Het doel is om klachten op een zorgvuldige, transparante en klantvriendelijke manier op te lossen en te gebruiken als input voor kwaliteitsverbetering.

2. Definitie klacht

Een klacht is iedere uiting van ontevredenheid van een klant over de dienstverlening van AWS Administratiekantoor Woonwagen- en Standplaatsenhuur B.V., haar medewerkers of vertegenwoordigers, die kenbaar wordt gemaakt aan AWS Administratiekantoor Woonwagen- en Standplaatsenhuur B.V.

3. Indienen van een klacht

Een klant kan een klacht indienen:

Schriftelijk (brief of e-mail)
Telefonisch

4. Ontvangstbevestiging

Binnen 5 werkdagen na ontvangst van de klacht stuurt AWS Administratiekantoor Woonwagen- en Standplaatsenhuur B.V. een ontvangstbevestiging waarin:

De datum van ontvangst wordt bevestigd
Het verwachte tijdpad van de behandeling wordt toegelicht
De contactpersoon voor de klacht wordt benoemd

5. Behandeling van de klacht

De klacht wordt onderzocht door een medewerker die niet direct betrokken is bij het onderwerp van de klacht.
Indien nodig neemt de behandelaar contact op met de klachtindiener voor aanvullende informatie.
De klacht wordt objectief en onpartijdig beoordeeld.

6. Reactietermijn

AWS Administratiekantoor Woonwagen- en Standplaatsenhuur B.V. streeft ernaar de klacht binnen 6 weken na ontvangst volledig af te handelen. Als dit niet mogelijk is, wordt de klant schriftelijk geïnformeerd met opgave van de reden en een nieuwe termijn.

7. Uitkomst en communicatie

De beslissing wordt schriftelijk aan de klachtindiener meegedeeld, met:

Een samenvatting van de klacht
De uitkomst van het onderzoek
Eventuele maatregelen of oplossingen
Informatie over vervolgstappen indien de klachtindiener het niet eens is met de beslissing

8. Escalatie en externe geschillencommissie

Indien de klachtindiener niet tevreden is met de afhandeling, kan deze zich wenden tot:

De directie van AWS Administratiekantoor Woonwagen- en Standplaatsenhuur B.V. voor een herbeoordeling
Een erkende externe geschilleninstantie, zoals het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening (Kifid), binnen de daarvoor geldende termijnen

9. Registratie en analyse

Alle klachten worden centraal geregistreerd en minimaal 5 jaar bewaard. Jaarlijks analyseert AWS Administratiekantoor Woonwagen- en Standplaatsenhuur B.V. de klachten om trends te signaleren en verbetermaatregelen door te voeren.